Pracovní týdny ubíhají, ani se nenadějete a dovolená je za dveřmi. Hurá!?
Zbývá už jen dát vědět kolegům a klientům, že nebudete „na drátě“. Je tedy čas nastavit si automatickou odpověď nebo out-of-office e-mail. Zkráceně OOO.
Co je OOO? Je to funkce vaší e-mailové schránky, která během vaší dovolené nebo nemoci automaticky odesílá na každý příchozí e-mail odpověď s textem, který si předem připravíte. Tímto způsobem dáváte odesílatelům na vědomí, že nejste v práci a do určité doby na jejich e-mail jednoduše neodpovíte.
Pokud jde o text OOO, máte dvě možnosti. Napište krátký formální e-mail o tom, že jste mimo kancelář, a přidejte kontakt na kolegu pro urgentní záležitosti. Nikoho to neurazí ani nepřekvapí. Účel splněn. Taková povinná jízda.
Nebo…
… se můžete inspirovat některými vtipnými nebo originálními vzory OOO, které najdete níže v tomto článku.
Jak nastavit automatickou odpověď?
Nejprve si řekněme, jak na to.
OOO můžete nastavit, když jste pryč 2 týdny nebo pár dní, případně i jen 1 den.
- V nastavení e-mailu najděte možnost automatická odpověď nebo out of office (OOO) – podle toho, jaký typ e-mailové služby (ProtonMail, Tutanota nebo Gmail atd.) nebo e-mailového klienta (Outlook, eM Client, ThunderBird atd.) používáte.
Pokud máte e-mail hostovaný u nás, najdete na naší stránce návod, jak nastavit OOO ve svém webadminu - Vyberte dobu platnosti – od kdy do kdy má být automatická odpověď odesílána.
- Vyberte frekvenci odesílání – zda má být odpověď odeslána po každém e-mailu od stejné osoby, nebo pouze jednou.
- Zadejte text, který chcete, aby odesílatel obdržel, a uložte změny.
Co by mělo být v textu „out of office“?
V zásadě by vaše OOO mělo obsahovat:
- Přátelský, ale profesionální pozdrav.
- Jak dlouho budete pryč.
- Datum, kdy se vrátíte.
- Zda je e-mail odesílatele přesměrován na někoho jiného.
- Pokud ne, koho a jak může odesílatel v případě potřeby kontaktovat.
Profesionální e-mailové služby umožňují posílat najednou dva různé typy OOO – jeden typ uvnitř organizace vašim kolegům a druhý typ mimo organizaci vašim klientům.
Jak může vypadat text standardního „OOO“ e-mailu? Podívejme se na nejčastější příklady.
Jsem na dovolené
Když odjíždíte na dovolenou, víte, kdy se vrátíte. Do OOO uveďte základní informace a víte, že nic nepokazíte.
Dobrý den,
momentálně mě najdete na lyžích v Rakousku. Jelikož nemám přístup ke svému pracovnímu e-mailu, na váš e-mail odpovím nejdříve po svém návratu 9. 1. 2025. Pokud je váš e-mail urgentní, kontaktujte naši kancelář na office@nasekancelar.cz a moji kolegové se o váš e-mail postarají.
Přeji vám krásné svátky a šťastný nový rok!
Silvie
Jsem na PN
Pokud jste na PN, většinou nevíte, kdy přesně se vrátíte. Pokud nebudete mít přístup k firemnímu e-mailu ani při prodloužení vaší PN, raději uveďte v OOO pouze začátek vaší nepřítomnosti.
Dobrý den,
v současné době jsem dočasně mimo kancelář od dd/mm/rrrr bez přístupu k pracovnímu e-mailu. Váš e-mail nebyl přeposlán. Pokud váš e-mail vydrží nějakou dobu, odpovím vám ihned po mém návratu.
V naléhavých případech kontaktujte prosím moji kolegyni Lenku Starou, e-mail xxx@xxx.cz.
S pozdravem,
Klára Dvořáková
Jsem na konferencii nebo workshopu
Pokud musíte strávit několik dní pracovně mimo domov, zkuste toho využít a navázat nové kontakty. Nebo upevněte ty stávající.
Přeji hezký den,
děkuji za Váš e-mail. Dd/mm-dd/mm jsem na konferenci v xxx. Pojďme se tam setkat! O čem je konference? Zde je odkaz www.ssss.cz.
Pokud neplánujete jít na konferenci, ale budete v té době ve městě, klidně mi zavolejte na +420xxxxxxxx a sejdeme se.
Těším se!
Pokud se neuvidíme, odpovím na váš e-mail hned po svém návratu.
S pozdravem,
Ing. Roman Hrabal
Interní e-mail
Pokud nekomunikujete se zákazníky nebo jinými lidmi mimo firmu, stačí si připravit OOO pouze pro kolegy. Může vypadat například takto:
Ahoj,
momentálně jsem mimo kancelář. Vrátím se v pondělí dd/mm. Všechny podklady jsem dal na disk. Pokud potřebujete něco vysvětlit, klidně se obraťte na Janu nebo Lukáše.
Moc děkuji,
Martin
Jsem v práci, ale nemám čas
Pokud máte celodenní akci a nebudete k dispozici na 100 %, dejte to klientům vědět například takto:
Dobrý den,
děkuji za Váš e-mail. Ve dnech 7.-8.12. organizuji dvoudenní workshop. Na e-maily proto budu odpovídat sporadicky podle momentálních časových možností během těchto dvou dnů. Prosím, označte důležité e-maily v předmětu jako URGENT nebo přívlastkem velmi důležité. Na ty se budu snažit reagovat přednostně.
V neodkladných věcech kontaktujte, prosím, kolegu Mgr. Jana Matušku na xxx@xxx.cz nebo na tel.č.: +420xx xxx xxx.
Díky za pochopení.
S pozdravem,
JUDr. Jana Smolenská
Mateřská/rodičovská
Vážený odesílateli,
děkuji za Váš e-mail. Momentálně čerpám mateřskou dovolenou do konce tohoto kalendářního roku. Do té doby bude všechny mé úkoly svědomitě plnit naše talentovaná SEO specialistka Lenka Vlčková. Je k dispozici na adrese xxx@xxx.cz a na tel. čísle: +420 xxx xxx xxx.
Přeji Vám vše dobré a těším se na brzké setkání.
S pozdravem
Monika Horní
Anglický vzor pro nepřítomnost v kanceláři
Pracujete v mezinárodním prostředí a potřebujete rychle nastavit OOO? Inspirujte se například tímto vzorem.
Hello,
I am out of the office with limited access to my e-mail until my return on Sept. 20. If you need assistance before my return, please contact Lenka Vlčková at vlckova@nasefirma.cz or +420 xxx xxx xxx.
Best regards,
Aneta Šťastná
SEO specialist
Nebojíte se být rebelem? Vyzkoušejte tyto originální tipy
U OOO je třeba si uvědomit, že nikdy nevíte, kdo vám může poslat e-mail. Pokud však máte dostatečně uvolněnou firemní kulturu, automatická odpověď okořeněná vtipem nemusí být vůbec špatný nápad.
Co říkáte na tyto tipy?
Zaneprázdněný manažer na lyžařském výletě
Odpověď: Momentálně jsem mimo kancelář. Mám s sebou mobilní telefon, ale číslo z pochopitelných důvodů sdílet nebudu. Pokud ho uhodnete, rád vám zavolám zpět.
Zákaznická podpora telefonního operátora
Odpověď: Děkujeme za vaši zprávu. Z vaší platební karty bylo strženo 5,99 EUR za prvních 10 slov a 1,99 EUR za každé další slovo.
Marketingový manažer
Odpověď: 404. Marketingový manažer nebyl nalezen.
Šéfka
Odpověď: Jsem mimo kancelář do dd/mm, 23:59 hod. Užijte si ticho a klid.
Geek
Odpověď: Budu mimo kancelář do příštího týdne. Mám vynikající přístup k telefonu i e-mailu. Určitě ho ale nebudu používat pro pracovní účely.
Office manažerka
Odpověď: Děkujeme za vaši zprávu, která byla právě zařazena do našeho systému pod číslem 352. Odpověď můžete očekávat za 14 týdnů.
Šéf
Odpověď: Teď lyžuju. Až se vrátím, zkontroluju váš e-mail. A také splním všechny ostatní úkoly. Vlastně se do toho pustím hned teď. Doufám tedy, že už to máte hotové.
Pracovník call centra
Odpověď: Dobrý den, jsem na dovolené. Doufám, že vyhraju v loterii a už se nikdy nevrátím.
Teamleader
Odpověď: Do svého návratu dd/mm nemám přístup k e-mailu. Chci vás ujistit, že vaše zpráva bude smazána v pořadí, v jakém přišla.
Admin
Odpověď: Tuto automatickou zprávu jste obdrželi z důvodu mé nepřítomnosti na pracovišti do dd/mm. Kdybych byl v práci, pravděpodobně byste žádný e-mail nedostali.
Obchodní manažer
Odpověď: Budu mimo kancelář od dd/mm do dd/mm. V případě naléhavé záležitosti volejte prosím číslo 112.
Asistent
Odpověď: Ze zdravotních důvodů budu mimo kancelář po dobu dvou týdnů do dd/mm. Po mém návratu mě prosím oslovujte „Loretta“ místo „Richard“.
Vývojář
Odpověď: Momentálně jsem mimo kancelář. Pokud se jedná o urgentní záležitost, pošlete mi tweet s hashtagem #otravujubehemdovolene.
Škodolibý kolega
Odpověď: Jsem na lyžích. Doporučuji vám to také vyzkoušet. PS: Toto není pozvání.
Nechceme, aby vás vaše e-mailová odpověď stála kariéru, proto si vzory upravte podle sebe. :)